Chính sách quyền riêng tư

1. Phạm vi và vai trò xử lý dữ liệu

Chính sách này áp dụng cho K-Chat SaaS tại chat.k-id.ai, thuộc hệ sinh thái K-ID, do đội ngũ KTECH vận hành. Chính sách dành cho chủ tổ chức, thành viên sử dụng dịch vụ và những người tương tác với các kênh doanh nghiệp được kết nối.

Tổ chức sử dụng K-Chat quyết định kênh nào được kết nối, ai được truy cập và mục đích chăm sóc khách hàng. K-Chat xử lý dữ liệu hội thoại để cung cấp dịch vụ theo thiết lập và yêu cầu của tổ chức. Với thông tin tài khoản, hỗ trợ và vận hành nền tảng, đơn vị cung cấp dịch vụ trực tiếp quản lý việc xử lý cần thiết.

Chủ tổ chức có trách nhiệm thông báo phù hợp cho người liên hệ với doanh nghiệp và bảo đảm có quyền kết nối, sử dụng dữ liệu trên các kênh của mình.

2. Dữ liệu được xử lý

• Tài khoản và tổ chức: tên, email, mã tài khoản K-ID, tổ chức, vai trò, thành viên và quyền sử dụng dịch vụ.
• Kênh được cấp quyền: mã và tên Facebook Page hoặc Zalo OA, phạm vi quyền đã cấp, trạng thái kết nối và thông tin xác thực do nhà cung cấp kênh phát hành.
• Hội thoại: nội dung tin nhắn, bình luận được hỗ trợ, thời gian, mã tin, thông tin tệp đính kèm và dữ liệu gửi/nhận do API của kênh cung cấp.
• Người liên hệ: mã người dùng trên kênh; tên, ảnh đại diện và thông tin hồ sơ trong phạm vi được cấp; email, số điện thoại hoặc thông tin khác nếu được cung cấp trong hội thoại.
• Dữ liệu nghiệp vụ: nhãn, ghi chú, phân công, phòng phụ trách, trạng thái xử lý và lịch sử thao tác.
• Dữ liệu kỹ thuật và hỗ trợ: địa chỉ IP, thông tin trình duyệt, nhật ký đăng nhập, sự kiện lỗi và nội dung yêu cầu hỗ trợ.

Dữ liệu thực tế phụ thuộc kênh đã kết nối, quyền mà doanh nghiệp cấp và tính năng đang sử dụng. K-Chat không yêu cầu bạn cung cấp mật khẩu Facebook hoặc Zalo cho nhân viên hỗ trợ; việc cấp quyền kênh diễn ra trên trang của nhà cung cấp.

3. Mục đích sử dụng

• Xác thực tài khoản K-ID, quản lý tổ chức, gói dịch vụ và quyền truy cập.
• Kết nối các kênh mà tổ chức đã cho phép; tiếp nhận, hiển thị, lưu trữ và gửi phản hồi trong hội thoại.
• Phân công xử lý, phối hợp nội bộ, tìm kiếm và quản lý chất lượng chăm sóc khách hàng.
• Đồng bộ lịch sử trong phạm vi API cho phép, duy trì kết nối và xử lý các sự kiện giao nhận lỗi.
• Hỗ trợ người dùng, phòng chống truy cập trái phép, điều tra lỗi và vận hành dịch vụ.
• Thực hiện thỏa thuận cung cấp dịch vụ và những nghĩa vụ được pháp luật áp dụng yêu cầu.

Thông tin nhận từ Meta hoặc Zalo được sử dụng để cung cấp các chức năng đã mô tả, trong phạm vi quyền được cấp. Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân hoặc dùng nội dung hội thoại để cung cấp danh sách quảng cáo cho bên thứ ba.

4. Kết nối Meta, Zalo và quyền ứng dụng

Chủ tổ chức đăng nhập trực tiếp với nhà cung cấp kênh, chọn Page/OA mình quản lý và xác nhận quyền truy cập cho K-Chat. Việc có gói K-Chat không đồng nghĩa một Page/OA đã được cấp quyền.

Mỗi kết nối được gắn với tổ chức K-ID đã thực hiện cấp quyền. Tin nhắn và quyền truy cập được quản lý theo tổ chức, vai trò và phân công; người dùng của một tổ chức không được tự truy cập kết nối của tổ chức khác.

Bạn có thể ngắt kênh trong K-Chat và thu hồi quyền ứng dụng trong phần quản lý quyền do Meta/Zalo cung cấp. Ngắt kênh dừng sử dụng kết nối trong K-Chat và loại bỏ thông tin xác thực đã lưu cho kết nối đó; lịch sử hội thoại đã nhận không tự bị xóa. Để xóa lịch sử, thực hiện yêu cầu tại mục 9.

Hoạt động của nền tảng bên thứ ba cũng chịu sự điều chỉnh bởi chính sách của họ, bao gồm Chính sách quyền riêng tư của Meta.

5. Người được truy cập và nhà cung cấp xử lý

Dữ liệu hội thoại được cung cấp cho thành viên có quyền trong tổ chức của bạn. Nhân sự vận hành được ủy quyền chỉ được tiếp cận dữ liệu khi cần hỗ trợ, xử lý sự cố, bảo vệ hệ thống hoặc đáp ứng yêu cầu hợp lệ, trong phạm vi cần thiết.

Để cung cấp dịch vụ, chúng tôi sử dụng hạ tầng lưu trữ, sao lưu, gửi thư và công cụ kỹ thuật phù hợp. Meta/Zalo xử lý thông tin gửi và nhận qua các API tương ứng theo chính sách riêng của họ. Chúng tôi chỉ cung cấp dữ liệu cần thiết cho mục đích xử lý liên quan hoặc khi pháp luật áp dụng yêu cầu.

Nếu tổ chức bật tính năng trợ lý AI, phần nội dung cần thiết cho tác vụ, chẳng hạn gợi ý trả lời hoặc tóm tắt hội thoại, có thể được chuyển đến nhà cung cấp AI được cấu hình. Chủ tổ chức cần xem xét dữ liệu trước khi bật và sử dụng tính năng này. Việc xử lý của nhà cung cấp còn phụ thuộc cấu hình và điều khoản dịch vụ của nhà cung cấp đó.

Tùy nhà cung cấp và vị trí hạ tầng, dữ liệu có thể được xử lý ở quốc gia khác với nơi người dùng cư trú. Bạn có thể liên hệ chúng tôi để hỏi về cấu hình xử lý áp dụng cho tổ chức của mình.

6. Thời gian lưu trữ

Thông tin tài khoản, cấu hình tổ chức và hội thoại được lưu trong thời gian cần để cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận với tổ chức, thực hiện yêu cầu hỗ trợ và đáp ứng nghĩa vụ áp dụng. Việc kết thúc gói, ngắt kết nối và yêu cầu xóa dữ liệu là các thao tác khác nhau.

Đối với cổng kết nối, sự kiện giao nhận được giữ trong hàng đợi để chuyển đến đúng tổ chức. Nội dung sự kiện đã giao thành công được loại khỏi hàng đợi; sự kiện lỗi và thông tin giao nhận được dọn theo thời hạn tối đa 7 ngày. Điều này không phải thời hạn lưu bản ghi hội thoại trong ứng dụng.

Dữ liệu trong bản sao lưu hoặc nhật ký có thể được giữ đến khi hoàn tất chu kỳ lưu trữ tương ứng, hoặc lâu hơn khi cần thực hiện nghĩa vụ pháp lý, giải quyết tranh chấp hay bảo vệ hệ thống. Khi xử lý yêu cầu xóa, chúng tôi thông báo phạm vi và các giới hạn áp dụng.

7. Bảo vệ dữ liệu

Chúng tôi áp dụng kết nối HTTPS, xác thực phiên, kiểm tra vai trò và phạm vi tổ chức để hạn chế truy cập trái phép. Token truy cập kênh lưu tại cổng kết nối được mã hóa; các yêu cầu và sự kiện từ nhà cung cấp được kiểm tra trước khi xử lý.

Không có biện pháp nào loại bỏ hoàn toàn rủi ro. Chủ tổ chức và thành viên cần bảo vệ thiết bị, tài khoản K-ID, thông tin xác minh và quyền quản trị kênh. Nếu nghi ngờ có truy cập trái phép, hãy ngắt hoặc thu hồi quyền kết nối và liên hệ đầu mối hỗ trợ.

8. Cookie và lưu trữ trên thiết bị

Ứng dụng sử dụng cookie và bộ nhớ trình duyệt để duy trì đăng nhập, xác nhận luồng cấp quyền, lưu tùy chọn và hỗ trợ hoạt động cần thiết. Xóa các dữ liệu này có thể khiến bạn phải đăng nhập hoặc bắt đầu lại quá trình kết nối.

Hai trang chính sách và điều khoản tại đây không cài công cụ quảng cáo hoặc phân tích bên thứ ba. Phông chữ được phục vụ từ chính tên miền này. Máy chủ vẫn ghi nhận dữ liệu truy cập kỹ thuật cần để vận hành và bảo vệ dịch vụ.

9. Quyền của bạn và hướng dẫn xóa dữ liệu

Bạn có thể yêu cầu xem, chỉnh sửa, xuất hoặc xóa dữ liệu liên quan đến mình, hoặc hỏi về phạm vi xử lý và quyền truy cập. Khả năng thực hiện phụ thuộc vai trò của bạn, quyền của tổ chức, dữ liệu đang được quản lý và nghĩa vụ pháp luật áp dụng.

Cách gửi yêu cầu xóa dữ liệu

1. Gửi email đến ksolutions.software@gmail.com với tiêu đề Yêu cầu xóa dữ liệu K-Chat.
2. Nêu email K-ID hoặc thông tin nhận diện đã dùng; tên tổ chức, tên/mã Page hoặc OA nếu biết; và phạm vi yêu cầu, ví dụ tài khoản, một hội thoại hoặc toàn bộ dữ liệu tổ chức.
3. Chúng tôi xác minh quyền yêu cầu, trao đổi về phạm vi dữ liệu và thông báo cách xử lý, thời gian dự kiến cùng những dữ liệu phải giữ lại nếu có.

Nếu bạn là người nhắn tin đến Page/OA của một doanh nghiệp, nên đồng thời liên hệ doanh nghiệp đang quản lý hội thoại đó. Nếu nhận yêu cầu trực tiếp, chúng tôi có thể cần phối hợp với doanh nghiệp để xác minh và thực hiện.

Thu hồi quyền ứng dụng trên Meta/Zalo hoặc ngắt kênh chỉ dừng kết nối; để yêu cầu xóa dữ liệu đã nhận, vẫn cần thực hiện quy trình trên. Chúng tôi không yêu cầu bạn gửi mật khẩu, mã OTP hoặc khóa bí mật để xử lý yêu cầu.

10. Cập nhật và liên hệ

Chúng tôi công bố phiên bản cập nhật tại trang này cùng ngày có hiệu lực. Các thay đổi quan trọng liên quan đến cách sử dụng dịch vụ được thông báo qua phương thức liên hệ của tài khoản hoặc trong ứng dụng khi phù hợp.